Kas yra EDI?

EDI

Už trumpinio EDI slypi angliškas terminas “electronic data interchange”, kuris apibrėžia elektroninį apsikeitimą duomenimis. Tai reiškia, kad verslo partneriams nebereikia kasdienių dokumentu siųsti ir gauti el. paštu ar popieriuje – jie patys “automagiškai”  juda tarp partnerių verslo valdymo programų.

Magija slypi per EDI apsikeičiamų dokumentų formate. Norint, kad dokumentus apdorotu kompiuteriai, jie turi būti tam tikros struktūros. Todėl, pavyzdžiui el. paštu gautas PDF failas dar nėra e-dokumentas.

 

Kodėl verta automatizuoti verslo procesus?

Su vienu sandoriu gali būti susiję dešimtys dokumentų. Paprastai tariant, prekes reikia užsakyti, sukomplektuoti ir išsiųsti, jas priimti ir už jas atsiskaityti. Kiekvieną žingsnį lydi naujas dokumentas. Pirkėjo požiūriu kalbame apie procesą, kuris prasideda nuo pirkimo ir baigiasi apmokėjimu (angl. purchase to pay), pardavėjo požiūriu – nuo užsakymo gavimo iki pinigų įplaukimo (angl. order to cash). Abiem atvejais EDI padeda išvengti dvigubo duomenų įvedimo. Taip sumažėja apdorojimui skiriamas laikas ir užtikrinama geresnė duomenų kokybė.

Jei dar prieš dešimt metų apsikeitimas e-duomenimis buvo kažkas nauja ir inovatyvu, tai šiandien efektyvus apsikeitimas informacija tapo norma. Kuo daugiau verslo procesų pavyksta automatizuoti, tuo daugiau naudos tai atneša įmonei.

 

Kaip veikia apsikeitimas e-duomenimis?

Daugiausia keičiamasi elektroninėmis pirkimo ir pardavimo sąskaitomis-faktūromis ir užsakymais, tačiau galima automatizuoti ir, tiekimo pavedimo ar grąžinimų informacijos perdavimą. Perėjus prie EDI, dokumento siuntėjas įveda duomenis tik savo verslo valdymo programoje. Sukurtas dokumentas keliauja pas EDI operatorių (pvz. Telema), kuris išverčia informaciją į gavėjo programai suprantamą formatą. Gavėjas iškart gauna duomenis, jam nebereikia jų įvesti rankomis. Darbuotojai gali susitelkti į tai, kas įmonei iš tikro svarbu!