Kodėl nereikėtų siųsti e-sąskaitų faktūrų el. paštu?

E-sąskaitos, EDI

PDF sąskaitų faktūrų siuntimas elektroniniu paštu yra kažkas tokio, ką mes darome daugelį metų, todėl gali kilti klausimas, kodėl gi mes negalėtume siųsti ir XML sąskaitų faktūrų elektroniniu paštu. Atrodo, kad tai būtų paprasčiau ir pigiau, nei naudotis e-sąskaitų operatoriaus paslaugomis. Yra 5 pagrindinės priežastys nesiųsti e-sąskaitų faktūrų el. Paštu:

  • El. paštas kaip transporto kanalas yra nepatikimas (kas penktas laiškas nepasiekia gavėjo).
  • Nėra atsekamumo: kai el. laiškas dingsta, jūs nežinote, kur, kada ir kodėl jis pasiklydo ir ar jis apskritai buvo išsiųstas. („Bet mes niekada negavome jūsų sąskaitos faktūros!“)
  • El-paštas tiek pat kaip privatus kaip ir atvirukas (prisiminkime Hillary Clinton 50000 „privačių“ laiškų?)
  • Saugumo rizika: vietoje sąskaitos faktūros, ERP gali importuoti kenkėjišką programą ar virusą.
  • Sąskaitų faktūrų siuntimas elektroniniu paštu gali būti brangesnis nei siuntimas per e-sąskaitų operatorių. Tai yra tiesa, kai jūs suskaičiuojate ne tik diegimo ir eksploatacijos kainą, bet ir su dingusiomis sąskaitomis faktūromis susijusių incidentų išlaidas. Negauti laiškai reiškia negautas sąskaitas faktūras ir negautus pinigų srautus.

Naudojant e-sąskaitų operatorių gaunate ir papildomų paslaugų, susijusių su e-sąskaitomis. Pavyzdžiui, sąskaitos faktūros validavimą: ar visi privalomi laukai egzistuoja? Arba dar pažangesnes, kai automatiškai tikrinama, ar produktas yra asortimente arba ar kaina sąskaitoje faktūroje kaina yra tokia pati, kaip sutartyje. Susidomėjote?

Mes padėsime Jums surasti elektroninių sąskaitų sprendimą, kuris geriausiai atitinka Jūsų poreikius.