EDI un e-rēķini: āboli pret apelsīniem

Vai EDI rēķini atšķiras no e-rēķiniem? Atkarīgs no tā, kā mēs tos definējam. Piemēram, mēs varētu teikt, ka e-rēķins ir rēķins, kas tiek iesūtīts tieši pircēja grāmatvedības sistēmā. Savukārt EDI rēķins tiek izmantots, lai pirkuma datus iesūtītu tieši pircēja noliktavas sistēmā (parasti ar nolūku pārdot preci tālāk). Šajā gadījumā – jā, tie patiešām atšķiras.

Apskatīsim piemēru par divu veidu āboliem un divu veidu apelsīniem. No pārdevēja viedokļa viss ir vienkārši – elektroniskais rēķins ir elektronisks rēķins. Bet no pircēja puses gan viss ir sarežģītāk.

Mūsu pirmais pircējs ir biroja vadītājs, kurš vēlas uzmundrināt darbiniekus. Šajā gadījumā rēķins par augļiem tiek ieskaitīts tieši biroja izdevumos, parasti kā vienreizējs maksājums. Varbūt izmaksas tiek sadalītas starp dažādiem departamentiem.

Mūsu otrais pircējs ir mazumtirgotājs, kurš plāno pārdot šos augļus gala patērētājiem. Šajā gadījumā dati parproduktiem ir jāreģistrē mazumtirgotāja noliktavas sistēmā.

EDI rēķinos ir detalizētāka informācija nekā vienkāršos e-rēķinos

Rēķina mērķis šajos divos gadījumos ir diezgan atšķirīgs. Pirmajā gadījumā ir pilnīgi pietiekami zināt pārdevēju, apmaksas termiņu un summu. Pietiek ar vienkāršu e-rēķinu.

Otrajā gadījumā ar to bieži vien nepietiek. Dati ir jāievada noliktavas sistēmā pa rindām. Katrā EDI rēķinu rindā var būt daudz svarīgu datu par katru produktu (GTIN kods, daudzumi, bāzes  cena, cena ar atlaidi, derīgums termiņš, partijas numurs utt.). Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad rēķins tiek izmantots kā rēķins – pavadzīme.

Tātad pirmā būtiskā atšķirība ir detalizācijas līmenis. Vienkāršais e-rēķinu formāts neietver visus datus, ar kuriem nepieciešams apmainīties tirdzniecības piegādes ķēdē. Viena rinda EDI rēķinā var saturēt 100x vairāk strukturētus datus nekā viss vienkāršais e-rēķins.

EDI rēķinus var adresēt biznesa vienību līmenī

Vēl viena būtiska atšķirība ir adresēšana. Vienkāršus e-rēķinus var adresēt tikai uzņēmuma līmenī (piemēram, Maxima Latvija SIA), un ikdienas izdevumu rēķiniem ar to ir pietiekami. Savukārt EDI rēķinus ir iespējams adresēt uzņēmējdarbības filiāļu līmenī (piemēram, Maxima Dzirciema, Maxima Talsos Rīgas ielā etc.), tā skaidri norādot, kurā noliktavā dati par produktiem būtu jāimportē.

EDI un e-rēķini ir gan “augļi”

Apkopojot – gan e-rēķins, gan EDI rēķins ir “augļi” – tie ir elektroniski rēķini pēc vispārējās definīcijas: mašīnlasāmi rēķini, kurus var apstrādāt bez cilvēka iejaukšanās. Divas galvenās atšķirības ir 

1) EDI rēķiniem ir daudz augstāka  rēķina rindu detalizācijas pakāpe un 

2) tikai EDI rēķinus iespējams adresēt uzņēmējdarbības vienību līmenī.

Tātad, nesalīdziniet tos tāpat, kā jūs nevarētu salīdzināt ābolus un apelsīnus. Daudziem uzņēmumiem pamatā pietiek ar e-rēķiniem. Tomēr uzņēmumiem tirdzniecības un / vai ražošanas jomā, kur pirkumu rēķinu datus nepieciešams importēt noliktavas modulī, jāapsver iespēja ieviest EDI rēķinus.