EDI – kas tas ir?

EDI

Aiz šī saīsinājuma slēpjas angliski frāze “electronic data interchange”, kas apzīmē elektronisko datu apriti. Tas savukārt nozīmē, ka biznesa partneri var apmainīties ar darījumu dokumentiem, nesūtot tos uz papīra pa pastu vai pat caur e-pastu, bet gan automaģiski no vienas uzskaites sistēmas uz otru.

Automaģiskums šeit atrodams EDI jeb elektronisko dokumentu noformējumā. Lai dokumentus varētu automātiski apstrādāt datorsistēmas, tiem jābūt ar noteiktu un atpazīstamu struktūru. Tieši tās trūkuma dēļ PDF-faili, kas tiek sūtīti e-pastos, netiek uzskatīti par e-dokumentiem.

 

Kādēļ vajadzētu automatizēt biznesa procesus?

Ar vienu tirdzniecības darījumu var būt saistīti desmitiem dokumentu. Ļoti vienkāršs darījuma apraksts varētu būt šāds: prece ir jāpasūta, pasūtījums jānokomplektē un jāpiegādā, saņēmējam prece ir jāpieņem un par to jānorēķinās. Katrā no minētiem soļiem var tikt piesaistīts jauns dokuments. Skatoties no pircēja viedokļa, (linkida EDIBuyer)iet runa par iepirkuma procesu, kas sākas ar preču iepirkšanu un beidzas ar apmaksu (ang.val. purchase to pay), priekš piegādātāja tas ir pārdošanas process, sākot no pasūtījuma saņemšanas līdz samaksas ienākšanu kontā (ang.val. order to cash). EDI atbrīvo no dubultās datu ievadīšanas piegādes ķēdē abos gadījumos. Tā samazinās datu apstrādes laiks un uzlabojas datu kvalitāte.

Ja vēl desmit gadus atpakaļ elektroniskās datu aprites pielietošana šķita kaut kas jauns un novatorisks, tad šodien EDI ir katras normāli funkcionējošas piegādes ķēdes neatņemama sastāvdaļa. Jo vairākus procesa posmus izdodas automatizēt, jo lielāki kļūst ieguvumi visām darījumu pusēm.

 

Kā elektroniskā datu aprite darbojas?

Visbiežāk elektroniski apmainās ar rēķiniem/pavadzīmēm un pasūtījumiem, bet nereti tiek automatizēta arī saņemšanas apliecinājumu, piegādes uzdevumu un preču atgriešanas procesu dokumentācija. Strādājot ar elektronisko datu apriti, dokumenta izveidotājs datus ievada savā uzskaites sistēmā, kā parasti. Dokuments nemanāmi aizceļo līdz saņēmējam caur EDI operatora (piem. Telema) sistēmu, kur tas pēc vajadzības tiek “iztulkots” attiecīgi saņēmēja uzskaites sistēmas prasībām. Dokumenta adresāts to savukārt elektroniski saņem jau savā uzskaites sistēmā. Zūd jebkāda vajadzība ievadīt datus atkārtoti. Darbinieki saņem iespēju pievērsties jautājumiem, kas patiešām uzņēmumam ir svarīgi un rada vērtību!