Pieci mīti par e-rēķiniem

Runas ap pārslēgšanos no PDF un papīra rēķiniem uz e-rēķiniem radījušas dažus mītus, kas ir jāatspēko.

1. mīts: PDF rēķins ir e-rēķins

PDF rēķini, kas tiek nosūtīti pa e-pastu, patiesībā nav e-rēķini. Datus no PDF rēķiniem biznesa programmā jāievada vai jāpārkopē manuāli. Elektronisko rēķinu izdod piegādātājs strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski pārsūtīt un saņemt pircēja biznesa programmā bez cilvēku iejaukšanās.

2. mīts: Lai ieviestu e-rēķinus, visiem piegādātājiem jāsūta e-rēķini

Ja visi Jūsu piegādātāji sāktu sūtīt e-rēķinus, būtu vislielākais labums. Diemžēl tas ir nedaudz nereāli un prasīs laiku. Daudzi e-rēķinu risinājumu piedāvātāji ir izveidojuši starprisinājumus, kas ļauj apstrādāt papīra rēķinus, PDF rēķinus un elektroniskos rēķinus vienā vidē.

3. mīts: E-rēķini rada vērtību tikai lieliem uzņēmumiem

E-rēķini ir noderīgi arī maziem uzņēmumiem. Efektīvāka rēķina apstrāde ļauj ietaupīt laiku, minimizē kļūdas un nodrošina labāku izmaksu kontroli. Uzņēmumiem ar vairākām adresēm rodas papildu ietaupījums laikam, kas pavadīts, pārvietojot dokumentus no vienas adreses uz citu.

4. mīts: E-rēķini palielina izmaksas

Pastāv noteiktas ieviešanas izmaksas, un pakalpojuma nodrošinātāji iekasē mēneša maksu par e-rēķiniem. Tomēr, ņemot vērā ieguvumus, kopējais efekts no e-rēķiniem ir izmaksu samazināšana. Ietaupīto laiku var izmantot citās pievienotās vērtības aktivitātēs – piemēram, tirdzniecībā vai finanšu analīzē.

5. mīts: E-rēķinu ieviešana ir IT projekts

Patiesībā tā ir vairāk nekā regulāra IT iniciatīva. E-rēķinu ieviešana izmainīs vairākus biznesa procesus, un projektā jāiesaista visas ieinteresētās personas, ieskaitot augstāko vadību. IT sistēmu pielāgošana ir tikai viena projekta daļa.

Palīdzēsim atrast jūsu uzņēmumam piemērotāko e-rēķinu aprites risinājumu.